Évaluation d’un fournisseur

Le contrôle à la réception juge une livraison ; l’évaluation juge un fournisseur, une fois l’an, sur l’ensemble de ce qu’il vous a fait vivre : les retards, les non-conformités et la façon de les traiter, les hausses de prix annoncées ou pas, la réactivité du commercial quand vous aviez un problème. C’est l’exercice que l’ISO 9001 demande (« évaluation et réévaluation des prestataires externes ») et que la plupart des PMI font sur un coin de tableur, de mémoire, la veille de l’audit de certification.

Cette grille reprend les treize lignes classiques d’une évaluation fournisseur, mais définit chaque niveau : un 3 veut dire la même chose pour l’acheteur et pour le qualiticien. Elle regroupe les critères en quatre thèmes : livraisons, qualité, prix et conditions, relation et service. Elle se termine par une décision, parce qu’une évaluation sans décision n’est qu’une note.

Pour qui : responsable qualité, acheteur, responsable logistique ou dirigeant de PMI qui gère lui-même ses fournisseurs. À faire avec les deux regards, achats et qualité, quand ils sont deux personnes.

Fréquence recommandée : une fois par an pour chaque fournisseur actif, deux fois pour les fournisseurs critiques (mono-source, pièce de sécurité, gros volume). Et une fois après les six premiers mois d’un nouveau fournisseur.

Ce que mesure le score : la moyenne des critères, en pourcentage. Au-dessus de 80 %, un fournisseur privilégié, à qui l’on confie plus. Entre 60 et 80, approuvé, à suivre. En dessous, sous surveillance : un plan d’action convenu avec lui, et une réévaluation dans six mois. Et sur trois ans, la courbe de chaque fournisseur dit qui progresse et qui s’endort.

1. Renseignez le fournisseur dans « Lieu ou périmètre », en tête du relevé. La courbe et le taux d’écarts de la page Courbes seront alors ceux de ce fournisseur, d’une évaluation à l’autre.
2. Sortez les chiffres avant de noter. Nombre de livraisons, de retards, de non-conformités sur la période : les contrôles à la réception faits dans Kaizen.fr vous les donnent. Une note sans chiffre est une impression.
3. Notez avec les niveaux, pas avec l’humeur. Un 3 est « correct, sans plus » ; un 5 se justifie par un fait. Le vendeur sympathique n’est pas un critère.
4. N/A sans hésiter pour ce qui ne s’applique pas : pas de développement avec ce fournisseur, pas de documents exigés.
5. Prenez la décision en fin de grille et dites-la au fournisseur. Un fournisseur sous surveillance qui ne le sait pas ne peut pas s’améliorer. Le rapport PDF est votre support de réunion.
6. Créez les actions sur les critères à 1 ou 2, avec un responsable de votre côté et une date de réévaluation. Sans action, l’évaluation de l’an prochain sera la même.

• Évaluer tout le monde la veille de l’audit de certification. Faites-le au fil de l’année, un fournisseur par semaine : c’est plus juste et moins pénible.
• Noter sur la dernière livraison. L’évaluation porte sur la période entière ; la dernière livraison est déjà dans le contrôle à la réception.
• Confondre prix bas et bon fournisseur. Un prix bas avec trois non-conformités par an coûte plus cher que le concurrent à 5 % de plus.
• Garder le résultat pour soi. L’évaluation est un outil de progrès partagé, pas une note secrète.
• Ne jamais réévaluer les fournisseurs « historiques ». Ce sont eux qui s’endorment le plus sûrement.