Départ d’un collaborateur : restitution et clôture des accès

Trois mois après le départ du technicien, son compte VPN se connecte un dimanche à 2 h du matin. Ce n’est peut-être pas lui : son mot de passe traînait sur un post-it dans le camion. Personne n’avait pensé à couper l’accès, parce que personne n’avait la liste de ses accès. Le même mois, la comptable découvre qu’un ancien commercial reçoit toujours les mails envoyés à son adresse, et qu’un client lui écrit depuis six semaines sans réponse.

Les départs se préparent mal parce qu’ils ne se ressemblent pas : une démission annoncée un mois à l’avance, une fin de CDD oubliée dans le planning, un stage qui se termine un vendredi. Chaque fois, le badge, le portable et les comptes partent dans des directions différentes, entre les RH, l’informatique et le chef d’équipe. Cette check-list remplace le mail « pense à couper ses accès » et l’inventaire refait de mémoire.

Elle suit l’ordre de la journée : ce qu’on récupère, ce qu’on désactive, ce qu’on change, ce qu’on transmet, puis les papiers. Elle mesure le travail de l’entreprise, jamais la personne qui part, ni les raisons de son départ.

Pour qui : le dirigeant de PMI, le responsable des ressources humaines, le responsable informatique ou le chef d’équipe qui organise la dernière journée.

Fréquence recommandée : à chaque départ, quel que soit le contrat. Les accès informatiques se coupent le jour même, le reste se boucle le dernier jour de présence.

Ce que mesure le score : la part des points conformes parmi les points applicables. La section des comptes informatiques doit être à 100 % le soir du départ, sans exception. Un score qui baisse d’un départ à l’autre signale une liste d’accès qui n’est plus tenue à jour : l’entreprise ne sait plus ce qu’elle a donné, donc elle ne peut plus le reprendre.

1. Tenez la liste des accès dès l’arrivée. On ne retire bien que ce qu’on a noté en le donnant : le modèle d’accueil d’un nouvel arrivant sert aussi à ça.
2. Fixez l’heure de coupure des comptes à l’avance. Le jour même, en fin de journée, une fois les dossiers déposés sur le partage.
3. Prévenez la personne de la fermeture de sa messagerie. Elle a quelques jours pour trier et transférer ce qui est privé, et vous évitez d’avoir à ouvrir sa boîte.
4. Changez les mots de passe communs en même temps. Le wifi et le compte administrateur partagé sont les accès qu’on oublie le plus souvent.
5. Faites la passation en présence du successeur. Une liste de dossiers sans explication ne vaut pas une demi-heure côte à côte.
6. Récupérez le matériel contre signature. La liste de remise signée clôt la question le jour même, au lieu de la rouvrir trois semaines plus tard.

• Couper les accès « la semaine prochaine ». Entre-temps, rien n’empêche une connexion depuis la maison, et personne ne pourra dire qui s’est connecté.
• Récupérer le badge sans le désactiver. Les badges se dupliquent facilement : celui qui est rendu n’est pas forcément le seul.
• Oublier les comptes hors de l’annuaire. Banque en ligne, sites fournisseurs, réseaux sociaux de l’entreprise : ils ne dépendent pas du réseau interne et restent ouverts des mois.
• Réattribuer l’ordinateur sans le réinitialiser. Le nouvel utilisateur hérite des fichiers, des mots de passe enregistrés et des sessions ouvertes de l’ancien.
• Garder la boîte mail ouverte « pour ne rien rater ». Les messages privés de l’ancien salarié y arrivent encore, et l’entreprise se met en difficulté en les lisant.
• Remettre les documents de fin de contrat plus tard. Sans certificat de travail ni attestation France Travail, la personne ne peut pas s’inscrire, et c’est l’entreprise qui est en défaut.